Schon bald geht die Urlaubszeit in den meisten Betrieben los. Der Urlaubsantrag ist unterzeichnet, die Reise gebucht und dann kann es losgehen. Allerdings beginnt das neue Ausbildungsjahr ebenfalls im August oder September und die neuen Auszubildenden treten Ihre Ausbildung an. Um dann nicht unter Zeitdruck zu geraten, haben wir Ihnen die wichtigsten Punkte zusammengestellt, die Sie noch vor Ihrem Urlaubsantritt erledigt haben sollten.
Informieren Sie Ihre künftigen Auszubildenden
Der Ausbildungsbeginn ist für die jungen Menschen etwas ganz besonderes. Allerdings auch besonders aufregend, da sie meist nicht einschätzen können, was genau auf sie zukommt.
Nehmen Sie Ihren Auszubildenden im Vorfeld bereits die Angst, indem Sie die wichtigsten Informationen rund um den Ausbildungsstart zur Verfügung stellen. Dazu können Sie eine Einführungsmappe erstellen, die Sie vor dem Ausbildungsbeginn versenden.
Teilen Sie ihren künftigen Auszubildenden auf jeden Fall mit:
- zu welchem Zeitpunkt sie am ersten Tag beginnen
- wo sie sich melden sollen
- wer der Ansprechpartner ist
- welche Unterlagen mitzubringen sind
Informieren Sie alle Mitwirkenden bei der Ausbildung
Es wäre nicht das erste Mal, dass Auszubildende beginnen sollen und keiner weiß Bescheid. Eine unangenehme Situation – für alle Beteiligten. Stellen Sie also sicher, dass auch die Verantwortlichen in den Abteilungen, in denen die Ausbildung stattfindet, über die Auszubildenden informiert sind.
Dazu gehören:
- Name der Auszubildenden und Alter (Achtung: Jugendarbeitsschutzgesetz beachten!)
- Ausbildungsberuf und evtl. Vorkenntnisse
- Ausbildungsplan woraus hervorgeht, welche Kenntnisse vermittelt werden sollen
Aus organisatorischer Sicht gehören dazu zum Beispiel auch, dass für die Auszubildenden die Arbeitszeiterfassung oder Zutrittskontrollen eingerichtet und freigeschaltet werden, sowie die Personalakte angelegt wird.
Stellen Sie die vollständige Ausstattung des Arbeitsplatzes sicher
Wenn die Auszubildenden an ihrem Arbeitsplatz ankommen, sollte dieser selbstverständlich vorhanden und eingerichtet sein. Das betrifft zum einen die Ausstattung, zum anderen aber auch den Zugang zu den benötigten EDV-Systemen.
Beantragen Sie die Eintragung in das Verzeichnis der Ausbildungsverhältnisse
Normalerweise erfolgt die Eintragung in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse direkt nach Abschluss des Berufsausbildungsvertrages, allerdings ist jetzt der richtige Zeitpunkt um zu überprüfen, ob das auch wirklich erfolgt ist.
Dazu senden Sie ein Exemplar des unterzeichneten Berufsausbildungsvertrags (ggf. auch von den gesetzlichen Vertretern der Azubis unterzeichnet) gemeinsam mit dem schriftlichen (oder elektronischen) Antrag zur Eintragung an die zuständige Stelle.
Ergänzend sind eine vollständige sachliche und zeitliche Gliederung entsprechend der Ausbildungsordnung, sowie bei verkürzter Ausbildungsdauer Kopien der entsprechenden Unterlagen (z.B. Schulzeugnisse) erforderlich.
Denken Sie bei Auszubildenden, die zu Beginn der Ausbildung noch nicht volljährig sind, auch an die Kopie der ärztlichen Bescheinigung über die Erstuntersuchung.
Melden Sie die Auszubildenden bei der Berufsschule an
Bekanntermaßen sind im dualen System die Berufsschulen Partner der ausbildenden Unternehmen. Als Ausbildender melden Sie die Auszubildenden vor Ausbildungsbeginn bei der zuständigen Berufsschule an. Dies erfolgt schriftlich, wobei ein Anmeldeformular ausgefüllt und an die Schule geschickt wird.
Planen Sie den ersten Ausbildungstag und die ersten Wochen der Ausbildung
Einige Aufgaben fallen zwangsläufig erst kurz vor dem Ausbildungsstart, am ersten Tag oder innerhalb der ersten Wochen der Ausbildung an.
- Überprüfen, ob die Bestätigung über die Eintragung in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse vorliegt
- Ausbildungsnachweise bereithalten und falls erforderlich neue Vordrucke besorgen
- Sicherheitsunterweisung und Unterweisungen zum Datenschutz zeitlich einplanen und feststellen, wer diese durchführt
- Anmeldung der Auszubildenden bei einer gesetzlichen Krankenkasse vornehmen
- Planung der Arbeitsaufgaben über den ersten Arbeitstag hinaus, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten
Mit einer guten Vorbereitung, sorgen Sie für einen reibungslosen Start und Sie können Ihren Urlaub entspannt genießen, bevor das neue Ausbildungsjahr mit Vollgas startet.
