Was können Sie als Ausbilder tun, wenn Ihr Auszubildender kein Berichtsheft führt?

Einen schriftlichen Ausbildungsnachweis, der oft auch Berichtsheft genannt wird, zu führen, ist bei Auszubildenden nicht immer eine beliebte Aufgabe. Doch was können Sie als Ausbilder tun, wenn Ihr Azubi das Berichtsheft immer wieder unvollständig abgibt, oder gar kein Berichtsheft führt?

Ausbildungsnachweis ordnungsgemäß führen

Das Berichtsheft soll als Nachweis einer systematischen und geordneten Ausbildung dienen. Es wird zum Beispiel darin erfasst, welche Tätigkeiten der Auszubildende ausgeübt hat und welche Arbeitsmittel dabei zum Einsatz gekommen sind.

Laut der jeweiligen Ausbildungsverordnung und den getroffenen Vereinbarungen im Ausbildungsvertrag, ist der Auszubildende während der gesamten Ausbildungszeit verpflichtet, regelmäßig seine Ausbildungsnachweise zu führen. Der Ausbilder soll ihn aktiv dazu anhalten. Es ist auch die Aufgabe des Ausbilders, sich das Berichtsheft in regelmäßigen Abständen vorlegen zu lassen und die Inhalte zu kontrollieren.

Die Aufzeichnungen selbst, müssen dabei wahrheitsgemäß und vollständig sein. Das bestätigt der Auszubildende auch mit seiner Unterschrift. Führt der Auszubildende sein Berichtsheft gar nicht, oder legt es nicht wie vereinbart vor, begeht er damit eine Vertragsverletzung, die durch den Ausbildungsbetrieb auch abgemahnt werden kann.

Ein vorhandener und vollständiger Ausbildungsnachweis, ist auch im Sinne des Auszubildenden, denn genau das ist Voraussetzung für die Zulassung zur Abschlussprüfung.

Das Berichtsheft ist dem Auszubildenden kostenfrei zur Verfügung zu stellen und es muss ihm die Gelegenheit gegeben werden, dieses innerhalb der Ausbildungszeit zu führen. Sie können also nicht verlangen, dass es nach Feierabend oder am Wochenende geschrieben wird.

Azubis dürfen Berichtsheft digital führen

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Inzwischen ist nun neben der Schriftform auch die elektronische Form der Führung des Ausbildungsnachweises zulässig. Das bedeutet der Ausbildungsnachweis darf nun auch digital erstellt werden.

In welcher Form das Berichtsheft jedoch vom Auszubildenden geführt werden soll, muss bereits im Ausbildungsvertrag festgelegt werden und kann von Ihnen als Ausbildungsbetrieb entschieden werden.

Während lose Blätter schnell mal verlegt wurden oder bei Unstimmigkeiten “unauffindbar” waren, kann das digitale Berichtsheft nicht einfach so verschwinden. Damit haben Sie als Ausbilder immer Zugriff auf den Nachweis einer ordnungsgemäßen Ausbildung.

Die Ursachen erforschen

Wenn ein Auszubildender seinen Ausbildungsnachweis nicht führt, ist es zunächst wichtig, die Rahmenbedingungen der Situation zu betrachten.

Wann ist es Ihnen zum Beispiel aufgefallen, dass der Auszubildende sein Berichtsheft nicht oder nur unvollständig führt? War das bereits zu Beginn der Ausbildung der Fall, oder ist es erst während der laufenden Ausbildungszeit eingetreten?

Gerade bei neuen Auszubildenden kann es durchaus sein, dass sie sich nicht sicher sind, was im Ausbildungsnachweis enthalten sein soll, wie genau sie diesen führen sollen oder sie kennen die Fachbegriffe nicht um die Tätigkeiten und Arbeitsmittel zu beschreiben.

In diesen Fällen sollten Sie sich die Zeit nehmen, die ersten Ausbildungsnachweise gemeinsam mit Ihrem Auszubildenden auszufüllen. Bringen Sie ihm die notwendigen Ausdrücke bei und zeigen Sie, welche Inhalte vorhanden sein sollen.

Betrachten Sie ebenfalls den zeitlichen Rahmen nochmals kritisch, den Sie ihrem Auszubildenden dafür einräumen den Ausbildungsnachweis zu führen. Reicht diese Zeit noch aus, oder hat sich vielleicht in der Tätigkeit etwas geändert, warum der Auszubildende nicht mehr dazu kommt? Unter Umständen schafft es der Auszubildende auch nicht, sich selbst zu organisieren.

Falls bereits zuvor ein Gespräch mit dem Auszubildenden wegen seiner mangelnden Berichtsheftführung stattgefunden hat, ist es wichtig, sich die Punkte kurz ins Gedächtnis zu rufen, die der Auszubildende angegeben hat, warum er es versäumte seinen Ausbildungsnachweis ordentlich zu führen. Welche Vereinbarungen wurden getroffen und wurden diese auch umgesetzt? Je nachdem wie die Antworten zu diesen Fragen ausfallen, können Sie nun das weitere Vorgehen planen.

Suchen Sie das Gespräch und zeigen Sie mögliche Konsequenzen auf

Nachdem Sie sich einen Überblick über die Situation gemacht haben, suchen Sie das Gespräch mit dem Auszubildenden. Besprechen Sie nochmals mit ihm, welche Rolle das Berichtsheft in der Ausbildung spielt und es eine seiner Pflichten ist, dies zu tun. Versuchen Sie jedoch auch die Gründe herauszufinden, die Ihn davon abhalten seine Ausbildungsnachweise regelmäßig und ordnungsgemäß zu führen.

Sie müssen nicht unbedingt gleich eine Abmahnung aussprechen, allerdings sollten Sie den Auszubildenden schriftlich dazu auffordern, seiner Pflicht umgehend nachzukommen und auch die möglichen Konsequenzen aufzeigen. Machen Sie dem Auszubildenden auch nochmals bewusst, dass er ohne vollständiges Berichtsheft nicht zur Abschlussprüfung zugelassen wird.

Es kann in solchen Situationen durchaus Sinn machen, die Abstände in denen die Auszubildenden normalerweise ihre Nachweise vorzeigen müssen, für den Auszubildenden zu verkürzen und Sie sich die Aufzeichnungen in kürzeren Abständen aushändigen lassen.

Das kann wöchentlich, oder vorübergehend sogar täglich der Fall sein. Nur wenn Sie konkrete Abgabetermine festlegen, haben Sie die Möglichkeit zeitnah zu reagieren und Gegenmaßnahmen zu treffen.

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