[Podcast] Mitarbeitergespräch, Ermahnung und Abmahnung

[Podcast] Mitarbeitergespräch, Ermahnung und Abmahnung

In diesem Ausbilder-Podcast geht es um um die Themen „Personalgespräch, Ermahnung und Abmahnung“, denn in der Ausbildung läuft nicht immer alles rund, hin und wieder kann es auch Konflikte geben. Viele Differenzen wären mit einem offenen Gespräch noch zu lösen gewesen. Werden diese Konflikte nicht frühzeitig erkannt und entgegengewirkt, kann es durchaus zu einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses kommen. 

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Gespräche bei denen die Arbeitsleistung konkretisiert wird

Eine konkrete Definition für ein Personalgespräch gibt es aus Sicht des Arbeitsrechts nicht. Vielmehr werden unter dem Begriff alle Gespräche gefasst, bei denen es darum geht, die Arbeitsleistung zu konkretisieren.

Das ist immer dann der Fall, wenn der Ausbildungsbetrieb von seinem Weisungsrecht Gebrauch macht und den Auszubildenden Weisungen im Rahmen seiner Berufsausbildung erteilt. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Ausbilderinnen und Ausbilder anweisen welche Arbeiten zu erledigen sind oder wie der Ausbildungsnachweis zu führen ist. Es können somit alle Pflichten der Auszubildenden Gegenstand eines Personalgesprächs sein.

Doch Personalgespräche können auch weiter gefasst sein. Somit kann es auch ein Jahresgespräch sein, bei dem sich Ausbilderinnen und Ausbilder mit den Auszubildenden zusammensetzen und das beendete (Ausbildungs-) Jahr besprochen wird. Weiter gefasst, kann es in einem Personalgespräch auch um die Beendigung eines Ausbildungsverhältnisses gehen. Somit ist auch ein Gespräch, bei dem es um einen Aufhebungsvertrag oder um die Kündigung des Ausbildungsverhältnisses geht ein Personalgespräch.

Personalgespräche definieren Regeln

Ein Personalgespräch soll in erster Linie dazu dienen, dass die Inhalte des Berufsbildungsgesetzes, die dort oft nur in einem sehr groben Rahmen beschrieben werden, zu konkretisieren. Es ist also sinnvoll, dass der Ausbildende die Aufgaben der Auszubildenden festgelegt und den Rahmen dazu vorgibt, wie diese ausgeführt werden sollen.

Da Ausbilderinnen und Ausbilder mit der Ausbildung junger Menschen eine Erziehungsaufgabe haben, sowie die charakterliche Entwicklung fördern sollen, können zwischenmenschlichen Themen im Personalgespräch verstärkt aufgegriffen werden. Personalgespräche können also in vielfältiger Form stattfinden.

Beachten Sie bei einem Personalfragebogen das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats.

Ein Personalgespräch durchzuführen, ist aus verschiedenen Gründen und Anlässen wichtig. Doch gerade innerhalb der maximal vier Monate dauernden Probezeit, ist es besonders hilfreich regelmäßige Gespräche mit den Auszubildenden zu führen.

Um festzustellen ob die Auszubildenden für den Ausbildungsberuf und das Unternehmen geeignet sind, bietet sich das Personalgespräche als Instrument an. Außerdem haben Sie so bereits in der Probezeit die Möglichkeit, unerwünschten Verhaltensweisen der Auszubildenden entgegen zu wirken.

Ebenfalls eignen sich Personalgespräche zum Beispiel für Auszubildende, die nach (längerer oder vermehrter) Krankheit wieder zurück ins Unternehmen kommen. Damit können Sie herausfinden, ob sie als Ausbildungsbetrieb etwas tun können, die Auszubildenden bei der Erhaltung der Gesundheit zu unterstützen.

Auszubildende müssen nicht an allen Personalgesprächen teilnehmen

An Gesprächen, in denen den Auszubildenden Tätigkeiten angewiesen werden, eine Leistungsbeurteilung stattfinden soll, es um die Verteilung der Arbeitszeiten geht oder in denen vielleicht etwas kritisiert werden sollen, müssen Auszubildende teilnehmen. In diesen Gesprächen ist das Ausbildungsverhältnis der Gesprächsinhalt und damit vom Weisungsrecht des Ausbildungsbetriebs gedeckt.

Wenn es jedoch um die Aufhebung oder Beendigung des Ausbildungsverhältnisses gehen soll, müssen Auszubildende nicht teilnehmen. Das liegt daran, dass es über die Beendigung des Ausbildungsverhältnisses kein Weisungsrecht des Ausbildungsbetriebs gibt.

Sie können dieses Gespräch als Ausbildungsbetrieb anbieten, es gibt doch keine Verpflichtung der Auszubildenden Ihr Angebot anzunehmen. Auszubildende können in einem solchen Fall die Teilnahme am Personalgespräch verweigern.

Auszubildende haben im Vorfeld außerdem keinen Anspruch darauf zu erfahren, um was genau es in dem Gespräch gehen soll. Eine Ausnahme stellt lediglich der Fall einer Verdachtskündigung dar. Eine Verdachtskündigung ist der Fall, wenn Sie als Ausbildungsbetrieb, den Verdacht haben, eine Person hätte etwas gestohlen, was Sie zum jetzigen Zeitpunkt jedoch (noch) nicht nachweisen können.

Hier müssten Sie als Ausbildungsbetrieb, wenn Sie eine Kündigung in Betracht ziehen, die betreffenden Auszubildenden zuerst einmal zu den Vorwürfen anhören. Es ist also erforderlich, den Auszubildenden zunächst die Möglichkeit geben, zu dem Verdacht des Diebstahls Stellung zu nehmen und die Möglichkeit zu bieten sich rechtfertigen zu können. Die Rechtsprechung ist im Fall einer Verdachtskündigung strenger, da davon auszugehen ist, dass Auszubildende sich nur angemessen verteidigen können, wenn sie vorher wissen um was es in dem Gespräch gehen soll.

Somit wären die Auszubildenden diesem Fall, zumindest in groben Zügen, im Vorfeld des Gesprächs über die Vorwürfe zu informieren.

Generell besteht auch kein Anspruch der Auszubildenden ein Mitglied des Betriebsrats oder ein Mitglied der Jugend- und Auszubildendenvertretung zum Gespräch hinzuziehen.

Bei Beurteilungs- oder und Entwicklungsgespräche haben Auszubildende jedoch, basierend auf einer Rechtsgrundlage im Betriebsverfassungsgesetz, dann doch die Möglichkeit ein Betriebsratsmitglied zur Unterstützung hinzuziehen.

Wenn Weisungen aus dem Personalgespräch nicht umgesetzt werden, liegt ein Pflichtenverstoß vor

Wenn Ausbilderinnen und Ausbilder in einem Personalgespräch eine konkrete Weisung erteilen und diese Weisung dann von den Auszubildenden nicht umgesetzt oder nicht eingehalten wird, liegt ein konkreter Pflichtverstoß vor.

Das Arbeitsrecht sieht dabei drei Eskalationsstufen vor:

  • Die Ermahnung
  • Die Abmahnung
  • Die Kündigung

Auf der untersten Stufe der Eskalation, wäre eine so genannte Ermahnung auszusprechen. Eine Ermahnung kommt bei einer ganz geringfügigen Pflichtverletzung zum Einsatz. Das könnte der Fall sein, wenn Auszubildende zum Beispiel morgens 5 Minuten zu spät kommen (gerade wenn es das erste Mal vorkommt). Bei der Ermahnung werden Auszubildende formlos gerügt.

Das könnte sich etwa so anhören: „Bitte denke daran, dass bei uns um 9:00 Uhr Dienstbeginn ist. Du warst heute 5 Minuten zu spät. Das war eine Pflichtverletzung. Bitte achte darauf, dass du künftig um 9:00 Uhr an deinem Arbeitsplatz bist“.

Bei einer Ermahnung fehlt also die konkrete Androhung einer Kündigung. Genau das ist der Unterschied zu einer sogenannten Abmahnung. Die Abmahnung ist die zweite Stufe der Eskalation. Bei einer Abmahnung wird konkret hinzugefügt, mit welchen Konsequenzen die Auszubildenden zu rechnen haben, wenn dieser Pflichtverstoß noch einmal vorkommt.

Eine Abmahnung soll zukünftige Pflichtverstöße vermeiden

Denken Sie jedoch daran, dass der Sinn einer Abmahnung nicht daran liegt eine Sanktion zu verhängen (genauso wenig wie das bei einer Kündigung der Fall ist). Es geht nicht darum, ein Verhalten zu bestrafen. Vielmehr ist das Ziel einer Abmahnung, künftig Pflichtverstöße zu vermeiden. Es soll künftig nicht mehr zu diesem Fehlverhalten kommen und das Ausbildungsverhältnis soll ordnungsgemäß durchgeführt werden können.

Aus dieser Funktion der Abmahnung heraus ist es wichtig, den Auszubildenden zunächst deutlich zu machen, dass etwas nicht optimal gelaufen ist und im Weiteren genau zu erklären, gegen welche Pflichten sie in welcher Form verstoßen haben. Mit einer Abmahnung versuchen Sie den Auszubilden in Erinnerung zu rufen, welche Pflichten sie im Ausbildungsverhältnis haben und in welcher Form diese zu erfüllen sind.

Da Sie mit einer Abmahnung erreichen wollen, dass zukünftige Pflichtverstöße nicht mehr vorkommen ist es wichtig den Auszubildenden klarzumachen, welches Verhalten Sie genau erwarten. Sie erinnern sie also daran, wie ein pflichtgemäßes Verhalten aussieht. Im Unterschied zu einer Ermahnung, enthält jede Abmahnung noch die konkrete Androhung der Konsequenzen bei einem erneuten Pflichtverstoß. Damit erfüllt die Abmahnung dann die sogenannte Warnfunktion. Sie zeigen also ganz klar auf, dass wenn eine wiederholte Pflichtverletzung geschieht, dies zur Beendigung des Ausbildungsverhältnisses durch eine Kündigung führt.

Eine Abmahnung ist kein Mittel sich von Auszubildenden zu trennen. Es soll stattdessen künftig ein anderes Verhalten gezeigt werden und damit das Ausbildungsverhältnis erfolgreich beendet werden kann.

 „Nach drei Abmahnungen kann gekündigt werden“ gilt nicht

Die pauschale Aussage „nach drei Abmahnungen kann gekündigt werden“ streichen Sie bitte aus dem Gedächtnis: Bereits eine Abmahnung kann eine Kündigung rechtfertigen. Sie mach mit einer Abmahnung bereits ganz deutlich, dass wenn dieses Fehlverhalten noch einmal vorkommen sollte, das Ausbildungsverhältnis von Ihnen beendet wird.

Wenn Sie als Ausbildungsbetrieb auf das gleiche Fehlverhalten der Auszubildenden erneut mit einer Abmahnung reagieren, verhalten Sie sich widersprüchlich.

Sprechen Sie eine zweite Abmahnung aus und drohen Sie wieder mit einer Beendigung des Ausbildungsverhältnisses, kann es zu der falschen Annahme kommen, Sie meinen es mit der Androhung Ihrer Kündigung gar nicht so ernst, sondern mahnen falsches Verhalten nur ab.

Daher sollten Sie als Ausbildungsbetrieb darauf achten, sich hier nicht in widersprüchliches Verhalten zu verstricken. Natürlich muss nicht jede Abmahnung beim nächsten Fehlverhalten gleich zu einer Kündigung führen. Doch gerade in einem Ausbildungsverhältnis, bei dem es auch um die charakterliche Entwicklung des Auszubildenden geht, kann es durchaus sinnvoll sein auf ein bestimmtes Fehlverhalten mit einer zweiten Abmahnung anstatt mit einer Kündigung zu reagieren.

In diesem Fall ist es jedoch wichtig nochmals klarzumachen, dass es wirklich die letzte Abmahnung ist. Es muss für die Auszubildenden deutlich werden, dass es zwar noch einmal eine Abmahnung gegeben hat, sie jedoch in der Zukunft nicht mehr damit rechnen können und beim nächsten Mal tatsächlich eine Kündigung bekommen. Gerade bei einer zweiten Abmahnung des gleichen Fehlverhaltens ist es wichtig, die Warnfunktion am Ende der Abmahnung explizit herauszuheben.

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