[Podcast] Mitarbeitergespräch, Ermahnung und Abmahnung

In der Ausbildung läuft nicht immer alles rund, hin und wieder kann es auch Konflikte geben. Werden diese Konflikte nicht frühzeitig erkannt und entgegengewirkt, kann es durchaus zu einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses kommen. Viele Differenzen zwischen dem Ausbildungsbetrieb und dem Auszubildenden, wären in einem früheren Stadium, mit einem offenen Gespräch noch zu lösen gewesen.

Damit genau das nicht passiert, geht es in diesem Ausbilder-Podcast um die Themen „Personalgespräch, Ermahnung und Abmahnung“.

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Eine konkrete Definition für ein Personalgespräch gibt es aus Sicht des Arbeitsrechts nicht. Vielmehr werden unter dem Begriff alle Gespräche gefasst, bei denen es darum geht, die Arbeitsleistung zu konkretisieren.

Das ist immer dann der Fall, wenn der Ausbildungsbetrieb von seinem Weisungsrecht Gebrauch macht und dem Auszubildenden Weisungen im Rahmen seiner Berufsausbildung erteilt. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn der Ausbilder anweist welche Arbeiten zu erledigen sind oder wie der Ausbildungsnachweis zu führen ist. Es können somit alle Pflichten eines Auszubildenden Gegenstand eines Personalgesprächs sein.

Doch Personalgespräche können auch weiter gefasst sein. Somit kann es auch ein Jahresgespräch sein, bei dem sich der Ausbilder mit dem Auszubildenden zusammensetzt und das beendete (Ausbildungs-) Jahr besprochen wird. Weiter gefasst, kann es in einem Personalgespräch auch um die Beendigung eines Ausbildungsverhältnisses gehen. Somit ist auch ein Gespräch, bei dem es um einen Aufhebungsvertrag oder um die Kündigung des Ausbildungsverhältnisses geht ein Personalgespräch.

Ein Personalgespräch soll in erster Linie dazu dienen, dass die Inhalte des Berufsbildungsgesetzes, die dort oft nur in einem sehr groben Rahmen beschrieben werden, zu konkretisieren. Es ist also sinnvoll, dass der Ausbildende die Aufgaben des Auszubildenden festgelegt und den Rahmen dazu vorgibt, wie diese ausgeführt werden sollen.

Da Sie als Ausbilder in der Ausbildung junger Menschen auch eine Erziehungsaufgabe haben, sowie die charakterliche Entwicklung des Auszubildenden fördern sollen, können auch zwischenmenschlichen Themen im Personalgespräch verstärkt aufgegriffen werden.

Personalgespräche können also in vielfältiger Form stattfinden. Ein Personalgespräch ist im weitesten Sinne, damit somit sowohl die Weisung an einen Auszubildenden, eine bestimme Tätigkeit durchzuführen, als auch das Beurteilungsgespräch, bei dem anhand einer Checkliste einzelne Punkte durchgegangen werden.

Beachten Sie bei einem Personalfragebogen das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats.

Ein Personalgespräch durchzuführen, ist aus verschiedenen Gründen und Anlässen wichtig, doch gerade innerhalb der maximal vier Monate dauernden Probezeit, ist es besonders hilfreich regelmäßige Gespräche mit dem Auszubildenden zu führen.

Gerade um festzustellen ob ein Auszubildender für den Ausbildungsberuf und das Unternehmen geeignet ist, bietet sich das Personalgespräche als Instrument an. Außerdem haben Sie so bereits in der Probezeit die Möglichkeit, unerwünschten Verhaltensweisen des Auszubildenden entgegen zu wirken.

Ebenfalls eignen sich Personalgespräche zum Beispiel für Auszubildende, die nach (längerer oder öfterer) Krankheit wieder zurück ins Unternehmen kommen. Damit können Sie herausfinden, ob sie als Ausbildungsbetrieb etwas dafür tun können, den Auszubildenden bei der Erhaltung seiner Gesundheit zu unterstützen.

Auszubildende müssen nicht an allen Personalgesprächen teilnehmen

An Gesprächen, in denen dem Auszubildenden Tätigkeiten angewiesen werden, eine Leistungsbeurteilung stattfinden soll, es um die Verteilung der Arbeitszeiten geht oder in denen vielleicht etwas kritisiert werden sollen, muss der Auszubildende teilnehmen. In diesen Gesprächen ist das Ausbildungsverhältnis der Gesprächsinhalt und damit vom Weisungsrecht des Ausbildungsbetriebs gedeckt.

Wenn es jedoch um die Aufhebung oder Beendigung des Ausbildungsverhältnisses gehen soll, muss der Auszubildende hingegen nicht teilnehmen. Das liegt daran, dass es über die Beendigung des Ausbildungsverhältnisses kein Weisungsrecht des Ausbildungsbetriebs gibt.

Sie können dieses Gespräch als Ausbildungsbetrieb anbieten, es gibt doch keine Verpflichtung des Auszubildenden Ihr Angebot anzunehmen. Der Auszubildende kann in einem solchen Fall also die Teilnahme am Personalgespräch verweigern.

Der Auszubildende hat im Vorfeld außerdem keinen Anspruch darauf zu erfahren, um was genau es in dem Gespräch gehen soll. Eine Ausnahme stellt lediglich der Fall einer Verdachtskündigung dar. Eine Verdachtskündigung ist der Fall, wenn Sie als Ausbildungsbetrieb, den Verdacht haben, der Auszubildende hätte etwas gestohlen, ihm dies zum jetzigen Zeitpunkt jedoch (noch) nicht nachweisen können.

Hier müssten Sie als Ausbildungsbetrieb, wenn Sie eine Kündigung in Betracht ziehen, den Auszubildenden zuerst einmal zu den Vorwürfen anhören. Es ist also erforderlich, dem Auszubildenden zunächst die Möglichkeit geben, zu dem Verdacht des Diebstahls Stellung zu nehmen und die Möglichkeit zu haben sich zu rechtfertigen. Die Rechtsprechung ist im Fall einer Verdachtskündigung strenger, da davon auszugehen ist, dass der Auszubildende sich nur angemessen verteidigen kann, wenn er vorher weiß um was es in dem Gespräch gehen soll.

Somit wäre der Auszubildenden diesem Fall, zumindest in groben Zügen im Vorfeld des Gesprächs über die Vorwürfe zu informieren.

Generell besteht auch kein Anspruch des Auszubildenden ein Mitglied des Betriebsrats oder ein Mitglied der Jugend- und Auszubildendenvertretung zum Gespräch hinzuziehen.

Bei Beurteilungs- oder und Entwicklungsgespräche hat der Auszubildende jedoch, basierend auf einer Rechtsgrundlage im Betriebsverfassungsgesetz, dann doch die Möglichkeit zu seiner Unterstützung ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen.

Wenn Weisungen aus dem Personalgespräch nicht umgesetzt werden, liegt ein Pflichtenverstoß vor

Sollten Sie als Ausbilder in einem Personalgespräch eine konkrete Weisung erteilen und diese Weisung wird dann von dem Auszubildenden nicht umgesetzt oder nicht eingehalten, so liegt ein konkreter Pflichtverstoß vor.

Das Arbeitsrecht sieht dabei drei Eskalationsstufen vor:

  • Die Ermahnung
  • Die Abmahnung
  • Die Kündigung

Auf der untersten Stufe der Eskalation, wäre eine so genannte Ermahnung auszusprechen. Eine Ermahnung kommt bei einer ganz geringfügigen Pflichtverletzung zum Einsatz. Das könnte der Fall sein, wenn der Auszubildende zum Beispiel morgens 5 Minuten zu spät kommt (gerade wenn dies das allererste Mal vorkommt). Bei der Ermahnung wird der Auszubildende formlos gerügt.

Das könnte sich etwa so anhören: „Bitte denke daran, dass bei uns um 9:00 Uhr Dienstbeginn ist. Du warst heute 5 Minuten zu spät. Das war eine Pflichtverletzung. Bitte achte darauf, dass du künftig um 9:00 Uhr an deinem Arbeitsplatz bist“.

Bei einer Ermahnung fehlt also die konkrete Androhung einer Kündigung. Genau das ist dann auch der Unterschied zu einer sogenannten Abmahnung. Die Abmahnung ist die zweite Stufe der Eskalation. Bei einer Abmahnung wird konkret hinzugefügt, mit welchen Konsequenzen der Auszubildende zu rechnen hat, wenn dieser Pflichtverstoß noch einmal vorkommt.

Denken Sie jedoch daran, dass der Sinn einer Abmahnung nicht daran liegt eine Sanktion zu verhängen (genauso wenig wie das bei einer Kündigung der Fall ist). Es geht also nicht darum, ein Verhalten des Auszubildenden zu bestrafen. Vielmehr ist das Ziel einer Abmahnung, künftig Pflichtverstöße des Auszubildenden zu vermeiden, damit es künftig nicht mehr zu diesem Fehlverhalten kommt und dann das Ausbildungsverhältnis ordnungsgemäß durchgeführt werden kann.

Aus dieser Funktion der Abmahnung heraus ist es wichtig, dem Auszubildenden zunächst deutlich zu machen, dass etwas nicht optimal gelaufen ist und ihm im Weiteren genau zu erklären, gegen welche Pflichten er in welcher Form verstoßen hat. Mit einer Abmahnung versuchen Sie dem Auszubilden in Erinnerung zu rufen, welche Pflichten er im Ausbildungsverhältnis hat und in welcher Form diese zu erfüllen sind.

Da Sie mit einer Abmahnung erreichen wollen, dass zukünftige Pflichtverstöße nicht mehr vorkommen ist es wichtig dem Auszubildenden klarzumachen, welches Verhalten Sie genau von ihm erwarten. Sie erinnern ihn also daran, wie ein pflichtgemäßes Verhalten aussieht. Im Unterschied zu einer Ermahnung, enthält jede Abmahnung noch die konkrete Androhung der Konsequenzen bei einem erneuten Pflichtverstoß. Damit erfüllt die Abmahnung dann die sogenannte Warnfunktion. Sie zeigen also ganz klar auf, dass wenn eine wiederholte Pflichtverletzung geschieht, dies zum zur Beendigung des Ausbildungsverhältnisses durch eine Kündigung führen.

Eine Abmahnung ist kein Mittel sich vom Auszubildenden zu trennen, sondern künftig ein anderes Verhalten zu zeigen und damit das Ausbildungsverhältnis erfolgreich beenden zu können.

Die pauschale Aussage „nach drei Abmahnungen kann gekündigt werden“ streichen Sie bitte aus dem Gedächtnis: Bereits eine Abmahnung kann eine Kündigung rechtfertigen, denn damit machen Sie bereits ganz deutlich, sollte dieses Fehlverhalten noch einmal vorkommen, das Ausbildungsverhältnis von Ihnen beendet wird.

Wenn Sie als Ausbildungsbetrieb auf das gleiche Fehlverhalten des Auszubildenden erneut mit einer Abmahnung reagieren, verhalten Sie sich widersprüchlich.

Sprechen Sie eine zweite Abmahnung aus und drohen Sie wieder mit einer Beendigung des Ausbildungsverhältnisses. Damit kann es beim Auszubildenden schnell zu der falschen Annahme kommen, Sie meinen es mit der Androhung Ihrer Kündigung gar nicht so ernst, sondern dass für sein falsches Verhalten jedes Mal lediglich eine Abmahnung aussprechen.

Daher sollten Sie als Ausbildungsbetrieb darauf achten, sich hier nicht in widersprüchliches Verhalten zu verstricken. Natürlich muss nicht jede Abmahnung beim nächsten Fehlverhalten gleich zu einer Kündigung führen. Doch gerade in einem Ausbildungsverhältnis, bei dem es auch um die charakterliche Entwicklung des Auszubildenden geht, kann es durchaus sinnvoll sein auf ein bestimmtes Fehlverhalten mit einer zweiten Abmahnung anstatt mit einer Kündigung zu reagieren.

In diesem Fall ist es jedoch wichtig nochmals klarzumachen, dass es wirklich die allerletzte Abmahnung ist. Es muss für den Auszubildenden jedoch deutlich werden, dass es zwar noch einmal eine Abmahnung gegeben hat, er jedoch in der Zukunft nicht mehr damit rechnen kann und er beim nächsten Mal tatsächlich mit einer Kündigung rechnen muss. Gerade bei dieser zweiten Abmahnung des gleichen Fehlverhaltens ist es wichtig, die Warnfunktion am Ende der Abmahnung explizit herauszuheben.

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