Unverzeihliche Fehler die dazu führen, dass Auszubildende die Ausbildung vorzeitig abbrechen!

Passende Auszubildende für das Unternehmen zu finden ist zeit- und kostenintensiv, denn wieder ist die Anzahl der unbesetzten Ausbildungsstellen um rund 10% angestiegen. Natürlich sind Sie erleichtert, wenn Sie das Auswahlverfahren erfolgreich abgeschlossen haben, der Ausbildungsvertrag unterschrieben ist und die neuen Auszubildenden am ersten Tag auch bei Ihnen im Betrieb anfangen. Alles super? Nicht unbedingt. Rund 25% vorzeitige Vertragslösungen werden im derzeitigen Berufsbildungsbericht beziffert. Jedes vierte Ausbildungsverhältnis wird also frühzeitig beendet.

Zwar, so zeigen zumindest verschiedene Studien, sind rund 50% der Vertragslösungen keine Ausbildungsabbrüche, sondern darauf zurückzuführen, dass die Auszubildenden den Ausbildungsberuf oder den Ausbildungsbetrieb wechseln, aber dennoch stehen Sie im Betrieb vor einem Problem – es hat nämlich nicht nur ein Azubi das Unternehmen verlassen, sondern zum Ende der Ausbildungszeit steht Ihnen auch eine künftige Fachkraft weniger zur Verfügung.

Sicherlich gibt es unterschiedliche Gründe, warum Ausbildungen nicht zu Ende geführt werden. Allerdings gibt es verschiedene Möglichkeiten die Warnsignale rechtzeitig zu erkennen und damit früh genug geeignete Maßnahmen zu ergreifen um einen Abbruch zu verhindern.

Mehr als jeder dritte Jugendliche wählt die Ausbildung durch Empfehlungen von der Familie oder Freunden. Da ist es nicht verwunderlich, dass viele der Berufsanfänger zu Beginn der Ausbildung nicht wissen, was auf sie zukommt und womöglich auch mit falschen Vorstellungen die Ausbildung beginnen. Mitunter stellt sich dabei schnell Ernüchterung ein.

Was sind die Ursachen für die Probleme in der Ausbildung?

Die einfachste Art das herauszufinden, ist sicherlich die Auszubildenden danach zu fragen. Es ist durchaus möglich, dass sie Ihnen offen erzählen werden, wo das Problem liegt und sie froh darüber sind, sich Ihnen anvertrauen zu können.

Falls sie es nicht tun, ist es an Ihnen die Gründe herauszufinden und nach den Ursachen zu suchen. Beziehen Sie Kolleginnen und Kollegen ein und tauschen Sie sich mit der Berufsschule aus. Besonders wenn Auszubildende noch nicht volljährig sind, sollten Sie das Gespräch mit den Erziehungsberechtigten suchen.

Was tun, damit erst gar keine Probleme entstehen

Als Ausbilder sind Sie meist der erste Kontakt des Auszubildenden mit der Arbeitswelt. Sie übernehmen damit eine wichtige Vorbildfunktion, die sich maßgeblich auf das Verhalten des Auszubildenden auswirkt. Eine offene und Kommunikation ist also das A und O, wenn es darum geht, eine vertrauensvolle Basis aufzubauen. Damit tritt bereits manches Problem gar nicht erst auf.

Gerade in der Anfangszeit ist es wichtig, dass Sie regelmäßig Auszubildenden das Gespräch suchen. Die plötzliche Umstellung von der Schule in den Ausbildungsbetrieb, sowie die damit verbundenen Anforderungen, sind oft nicht einfach und lösen eine Überforderung aus.

Integrieren Sie die Auszubildenden in das Team und fördern Sie die Selbstverantwortung

Genauso wie Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, wollen sich auch Ihre Auszubildenden als Teil des Betriebs fühlen. Die Rahmenbedingungen schaffen Sie dafür, wenn Sie Auszubildende des zweiten oder dritten Ausbildungsjahres die „Patenschaft“ für die neuen Azubis übernehmen lassen. Die Paten kennen vieles bereits aus der eigenen Erfahrung und können sich noch gut daran erinnern, wie es bei Ihnen selbst war. Das sorgt für Verständnis. Zudem sprechen die Azubis die gleiche Sprache, was Verbundenheit herstellt.

Schaffen Sie allerdings auch bei den Ausbildungsbeauftragten in den Fachabteilungen das Bewusstsein darauf zu achten, dass Auszubildende in den Betrieb integriert werden.

Wenn Sie die Selbstverantwortung der Auszubildenden fördern, werden sie eigene Ideen einbringen, was wiederum dem ganzen Team zugutekommt. Handlungsorientierte Ausbildungsmethoden bieten die Möglichkeit, die Ausbildung bewusst zu gestalten. Indem Sie die Auszubildenden in die Prozesse einbeziehen, wird die Eigeninitiative gefördert und sie werden dazu angeregt eigene Wege der Problemlösung zu finden. So entwickeln die Auszubildenden zusätzlich wichtige Schlüsselqualifikationen.

Nehmen Sie sich Zeit zum Erklären

Auch wenn der betriebliche Alltag nicht immer die Zeit zum Erklären zulässt die Sie sich wünschen würden, so sollten Sie dennoch die Fragen der Auszubildenden ausführlich beantworten.

Wenn Sie den Auszubildenden Ihre Entscheidungen erklären und diese begründen können, ist es ihnen besser möglich die Hintergründe zu verstehen. Sie können erkennen, warum Sie etwas genau so festlegen. Das trifft meist auf Verständnis. Allerdings müssen Auszubildende den Eindruck haben, Sie stellen dabei die Sachinteressen über Ihren Eigennutz.

Sollte es einmal nicht möglich sein, sich ausreichend Zeit für eine Unterweisung oder für die Beantwortung von Fragen zu nehmen, lassen Sie die Auszubildenden das wissen – sonst kann es sein, dass sie sich nicht wertgeschätzt fühlen.

Geben Sie klare Regeln vor

Klare Regeln im Unternehmen vereinfachen das miteinander. So wissen alle, was gefordert wird und woran sie sich zu halten haben. Für Auszubildende ist das eine Entlastung, denn es gibt ihnen Orientierung. Am Anfang ist so vieles neu für Auszubildende, dass sie oftmals nicht wissen, wie sie sich in einer bestimmten Situation verhalten sollen.

Wenn Sie Ihren Auszubildenden zum Beispiel sagen, sie sollen sich melden, wenn sie krank sind, lässt das Spielraum für Interpretationen zu. Besser wäre hier: „Wenn du krank bist, meldest du dich bitte telefonisch vor Arbeitsbeginn direkt bei Herrn Schmidt. Wenn du länger krank bist, sendest du zusätzlich die Krankmeldung innerhalb von drei Tagen an die Personalabteilung.“ Sind die Regeln einmal aufgestellt und Sie haben sichergestellt, dass diese auch verstanden wurden, sollten diese Regeln für alle Auszubildenden im Unternehmen in gleichem Maße gelten. Sonst schafften Sie das Gefühl von Willkür und Ungerechtigkeit.

Eine gute Idee kann es sein, eine Ausbildungsmappe zu erstellen die den Auszubildenden zu Beginn der Ausbildung ausgehändigt wird. In dieser Mappe, sind zum Beispiel die Betriebsregeln festgehalten. Gemeinsam mit Ihren Auszubildenden entwickeln Sie die Mappe fortlaufend weiter und ergänzen sie bei Neuerungen.

Erkennen Sie frühzeitig die Anzeichen für Probleme

Es ist unwahrscheinlich, dass Auszubildende von heute auf morgen das Ausbildungsverhältnis einfach beenden werden. Es wird Hinweise darauf geben, wenn etwas nicht stimmt. Wenn Sie diese Signale frühzeitig erkennen und richtig deuten, können Sie oftmals mit einfachen Mitteln gegensteuern und einen möglichen Ausbildungsabbruch vermeiden.
Mögliche Anzeichen können sein:

häufiges Zuspätkommen
unentschuldigtes Fehlen am Ausbildungsplatz und/oder der Berufsschule
plötzlicher Abfall der berufsschulischen Leistungen
plötzlicher Abfall der betrieblichen Leistungen
erweckt den Eindruck von Desinteresse
Arbeitsanweisungen und Regeln werden nicht mehr oder nur noch unzureichend befolgt

Regelmäßige Gespräche

Diese Gespräche sollten allerdings nicht nur dazu dienen, über unangenehme Dinge zu sprechen. Sie dürfen den Auszubildenden natürlich auch positives Feedback geben. Positive und ehrliche Rückmeldungen sind für Auszubildende sehr motivierend.

Gemeinsam getroffene Vereinbarungen sind nachhaltig

Sobald Sie herausgefunden haben, was die Gründe für die Probleme sind, sollten Sie mit den Auszubildenden eine Lösung dafür suchen. Grundsätzlich gilt: Je früher Sie Konflikte erkennen und Maßnahmen zu deren Lösung ergreifen, umso wahrscheinlicher ist es, dass sie auch gelöst werden können. In einer frühen Phase sind Vereinbarungen meist noch einfacher zu treffen.

Beziehen Sie klar Stellung zu Ihrer Position. Teilen Sie den Auszubildenden konkret die Punkte mit, die sich verändern müssen. Bleiben Sie auf jeden Fall sachlich. Das mag in manchen Situationen schwer sein. Es bringt jedoch nichts, wenn Sie sich provozieren lassen. Verwenden Sie Ich-Botschaften um die Auszubildenden nicht noch mehr in Bedrängnis zu bringen. Bleiben Sie jedoch in Ihren Aussagen klar.

Hören Sie sich, nachdem Sie Ihre Punkte dargelegt haben, die Sichtweise der Auszubildenden an. Erarbeiten Sie Schritt für Schritt eine gemeinsame Lösung und treffen Sie eindeutige Vereinbarungen, die für beide Seiten akzeptabel sind. Halten Sie die getroffenen Absprachen schriftlich fest. Vereinbaren Sie ebenfalls gleich einen weiteren Gesprächstermin zur Erfolgskontrolle.