Schwierige Gespräche vorbereiten
Schwierige Gespräche mit Auszubildenden zu führen, gehört für ausbildende Personen zu den unbeliebtesten Aufgaben. Geht es Ihnen auch so?
Das liegt meist daran, dass wir nicht genau wissen, wie wir am besten an die Sache herangehen können. Dennoch sind gerade diese Gespräche sehr wichtig.
Wenn wir Probleme in der Ausbildung nicht ansprechen, kann sich auch nichts ändern. Wir nehmen unseren Azubis die Chance, sich zu entwickeln. Wie sollen Auszubildende etwas besser machen, wenn sie nicht einmal wissen, dass sie einen Fehler gemacht haben?
Bei kritischen Gesprächen sind eine strukturierte Vorgehensweise und eine gute Vorbereitung unverzichtbar. Nachfolgend erhalten Sie daher einen kurzen Leitfaden, der Ihnen zeigt, wie Sie auch schwierige Gespräche sicher planen und durchführen können.
KOALA-Prinzip der Kommunikation
Das KOALA-Prinzip der Kommunikation gliedert den Prozess in fünf Schritte:
- Kontaktphase
- Orientierungsphase
- Argumentationsphase
- Lösungsphase
- Abschlussphase
In der Kontaktphase geht es zunächst darum, eine wertschätzende und respektvolle Gesprächssituation zu schaffen. Je nach Ausgangslage können Sie kurzen Small Talk führen oder gegebenenfalls ganz darauf verzichten. Denn meist möchten die Auszubildenden schnellstmöglich wissen, worum es bei dem Gespräch geht, und das ist schon Bestandteil der Orientierungsphase.
Die Orientierungsphase sorgt für Transparenz. Sie machen hier deutlich, warum Sie zu diesem Gespräch eingeladen haben und welches Ziel Sie damit erreichen möchten.
Sachliche und objektive Beschreibung
In der darauffolgenden Argumentationsphase geht es dann um eine sachliche und objektive Beschreibung der Situation. Sie stellen dar, was aus Ihrer Sicht passiert ist und welche Folgen das hat. Um Ihre Botschaft zu vermitteln, können Sie Ich-Botschaften einsetzen. Nachdem Sie Ihre Ausführungen beendet haben, sollten die Azubis die Möglichkeit erhalten, ihre eigene Sichtweise darzustellen.
Gemeinsame Ideen, wie das Problem gelöst werden kann, entwickeln Sie in der Lösungsphase. Wichtig ist dabei, dass die Auszubildenden eigene Vorschläge einbringen und Sie Ihre Unterstützung anbieten. Geben Sie den Auszubildenden den Weg zur Lösung nicht vor. Sie lösen keine Probleme für Ihre Azubis.
Danach erfolgt in der Abschlussphase die Festlegung der Maßnahmen und der Gesprächsabschluss. Hier werden konkrete nächste Schritte vereinbart und ein Termin zur Nachkontrolle festgelegt. Lassen Sie die Auszubildenden sowohl die besprochenen Gesprächsinhalte auch als die getroffenen Vereinbarungen zusammenfassen.
Probieren Sie die KOALA-Methode in Ihrem nächsten Kritikgespräch doch einfach mal aus.
In jedem Fall gilt:
