Einen schriftlichen Ausbildungsnachweis, der oft auch Berichtsheft genannt wird, zu führen, ist bei Auszubildenden nicht immer eine beliebte Aufgabe. Doch was können Ausbilderinnen und Ausbilder tun, wenn Auszubildende das Berichtsheft immer wieder unvollständig abgeben oder gar kein Berichtsheft führen?

Ausbildungsnachweis ordnungsgemäß führen

Das Berichtsheft soll als Nachweis einer systematischen und geordneten Ausbildung dienen. Es wird zum Beispiel darin erfasst, welche Tätigkeiten Auszubildende ausgeübt haben und welche Arbeitsmittel dabei zum Einsatz gekommen sind.

Laut der jeweiligen Ausbildungsverordnung und den getroffenen Vereinbarungen im Ausbildungsvertrag, sind Auszubildende während der gesamten Ausbildungszeit verpflichtet, regelmäßig ihre Ausbildungsnachweise zu führen. Ausbilderinnen und Ausbilder sollen aktiv dazu anhalten. Es ist auch die Aufgabe der ausbildenden Person, sich das Berichtsheft in regelmäßigen Abständen vorlegen zu lassen und die Inhalte zu kontrollieren.

Die Aufzeichnungen selbst, müssen dabei wahrheitsgemäß und vollständig sein. Das bestätigen Auszubildende mit ihrer Unterschrift. Führen Auszubildende das Berichtsheft gar nicht oder legen es nicht wie vereinbart vor, begehen sie damit eine Vertragsverletzung, die durch den Ausbildungsbetrieb abgemahnt werden kann.

Ein vorhandener und vollständiger Ausbildungsnachweis, ist auch im Sinne der Auszubildenden, denn genau das ist Voraussetzung für die Zulassung zur Abschlussprüfung.

Das Berichtsheft ist den Auszubildenden kostenfrei zur Verfügung zu stellen.  Ihnen muss ebenfalls die Gelegenheit gegeben werden, den Ausbildungsnachweis innerhalb der Ausbildungszeit zu führen. Sie können also nicht verlangen, dass das Berichtsheft nach Feierabend oder am Wochenende geschrieben wird.

Azubis dürfen Ausbildungsnachweis digital führen

Neben der Schriftform ist die elektronische Form der Führung des Ausbildungsnachweises zulässig. Das bedeutet der Ausbildungsnachweis darf auch digital erstellt werden.

In welcher Form das Berichtsheft von den Auszubildenden geführt werden soll, muss bereits im Ausbildungsvertrag festgelegt werden und kann vom Ausbildungsbetrieb entschieden werden.

Während lose Blätter schnell mal verlegt wurden oder bei Unstimmigkeiten „unauffindbar“ waren, kann das digitale Berichtsheft nicht einfach so verschwinden. Damit haben Ausbilderinnen und Ausbilder jederzeit Zugriff auf den Nachweis einer ordnungsgemäßen Ausbildung.

Die Ursachen erforschen, warum kein Ausbildungsnachweis geführt wird

Wenn Auszubildende den Ausbildungsnachweis nicht führen, ist es zunächst wichtig, die Rahmenbedingungen der Situation zu betrachten.

Wann ist es Ihnen zum Beispiel aufgefallen, dass einzelne Auszubildende das Berichtsheft nicht oder nur unvollständig führen? War das bereits zu Beginn der Ausbildung der Fall, oder ist es erst während der laufenden Ausbildungszeit eingetreten?

Gerade bei neuen Auszubildenden kann es durchaus sein, dass sie sich nicht sicher sind, was im Ausbildungsnachweis enthalten sein soll, wie genau sie diesen führen sollen oder sie kennen die Fachbegriffe nicht, um die Tätigkeiten und Arbeitsmittel zu beschreiben.

In diesen Fällen sollten Sie sich die Zeit nehmen, die ersten Ausbildungsnachweise gemeinsam mit Ihren Auszubildenden auszufüllen. Bringen Sie ihnen die notwendigen Ausdrücke bei und zeigen Sie, welche Inhalte vorhanden sein sollen.

Betrachten Sie ebenfalls den zeitlichen Rahmen nochmals kritisch, den Sie ihren Auszubildenden dafür einräumen. Reicht diese Zeit noch aus oder hat sich vielleicht in der Tätigkeit etwas geändert, warum Auszubildende nicht mehr dazu kommen? Unter Umständen schaffen es die Auszubildenden nicht, sich selbst zu organisieren.

Falls bereits zuvor ein Gespräch mit den Auszubildenden wegen der mangelnden Berichtsheftführung stattgefunden hat, ist es wichtig, sich die Punkte kurz ins Gedächtnis zu rufen, warum der Ausbildungsnachweis nicht ordentlich geführt wurde. Welche Vereinbarungen wurden getroffen und wurden diese auch umgesetzt? Je nachdem wie die Antworten zu diesen Fragen ausfallen, können Sie nun das weitere Vorgehen planen.

Suchen Sie das Gespräch und stellen Sie mögliche Konsequenzen dar

Nachdem Sie sich einen Überblick über die Situation gemacht haben, suchen Sie das Gespräch mit den Auszubildenden. Besprechen Sie nochmals, welche Rolle das Berichtsheft in der Ausbildung spielt und es eine der Pflichten ist, dies zu tun. Versuchen Sie zugleich die Gründe herauszufinden, die die Person davon abhalten den Ausbildungsnachweis regelmäßig und ordnungsgemäß zu führen.

Sie müssen nicht unbedingt gleich eine Abmahnung aussprechen, allerdings sollten Sie die Auszubildenden schriftlich dazu auffordern, der Pflicht umgehend nachzukommen und auch die möglichen Konsequenzen aufzeigen. Machen Sie den Auszubildenden nochmals bewusst, dass sie ohne vollständiges Berichtsheft nicht zur Abschlussprüfung zugelassen werden.

Es kann in solchen Situationen durchaus sinnvoll sein, die Abstände in denen die Auszubildenden normalerweise ihre Nachweise vorzeigen müssen zu verkürzen und Sie sich die Aufzeichnungen in geringeren Abständen aushändigen lassen.

Das kann wöchentlich oder vorübergehend sogar täglich der Fall sein. Nur wenn Sie konkrete Abgabetermine festlegen, haben Sie die Möglichkeit zeitnah zu reagieren und Gegenmaßnahmen zu treffen.