Einen schriftlichen Ausbildungsnachweis, der oft auch Berichtsheft genannt wird, zu führen, ist bei Auszubildenden nicht immer eine beliebte Aufgabe. Doch was können Ausbilderinnen und Ausbilder tun, wenn Auszubildende das Berichtsheft immer wieder unvollständig abgeben oder gar kein Berichtsheft führen?
Berichtsheft ordnungsgemäß führen
Der Ausbildungsnachweis dient als Beleg einer systematischen und geordneten Ausbildung. Darin werden beispielsweise die ausgeübten Tätigkeiten und die dabei eingesetzten Arbeitsmittel erfasst.
Laut der jeweiligen Ausbildungsordnung und den getroffenen Vereinbarungen im Ausbildungsvertrag sind Auszubildende während der gesamten Ausbildungszeit dazu verpflichtet, ihre Ausbildungsnachweise regelmäßig zu führen. Ausbilderinnen und Ausbilder sollen sie aktiv dazu anhalten. Es ist auch Aufgabe der ausbildenden Person, sich das Berichtsheft in regelmäßigen Abständen vorlegen zu lassen und die Inhalte zu kontrollieren.
Die Aufzeichnungen müssen dabei wahrheitsgemäß und vollständig sein. Dies bestätigen Auszubildende mit ihrer Unterschrift. Wenn Auszubildende das Berichtsheft gar nicht führen oder es nicht wie vereinbart vorlegen, begehen sie damit eine Vertragsverletzung, die durch den Ausbildungsbetrieb abgemahnt werden kann.
Ein vollständiger Ausbildungsnachweis ist auch im Interesse der Auszubildenden, denn nur mit diesem können sie zur Abschlussprüfung zugelassen werden.
Das Berichtsheft ist den Auszubildenden kostenfrei zur Verfügung zu stellen. Sie müssen ebenfalls die Gelegenheit erhalten, den Ausbildungsnachweis innerhalb der Ausbildungszeit zu führen. Es kann also nicht verlangt werden, das Berichtsheft nach Feierabend oder am Wochenende zu führen.
Ein vollständiger Ausbildungsnachweis ist eine Zulassungsvoraussetzung zur Abschlussprüfung.
Auszubildende dürfen Berichtsheft digital führen
Neben der Schriftform ist auch die elektronische Führung des Ausbildungsnachweises zulässig. Das bedeutet, dass der Ausbildungsnachweis auch digital erstellt werden darf.
In welcher Form das Berichtsheft geführt werden soll, muss bereits im Ausbildungsvertrag festgelegt werden. Die Entscheidung liegt beim Ausbildungsbetrieb.
Während lose Blätter schnell mal verlegt wurden oder bei Unstimmigkeiten „unauffindbar” waren, kann das digitale Berichtsheft nicht einfach so verschwinden. Somit haben Ausbilderinnen und Ausbilder jederzeit Zugriff auf den Nachweis einer ordnungsgemäßen Ausbildung.
Die Ursachen erforschen, warum kein Berichtsheft geführt wird.
Wenn Auszubildende ihren Ausbildungsnachweis nicht führen, ist es zunächst wichtig, die Rahmenbedingungen der Situation zu betrachten.
Wann ist Ihnen beispielsweise aufgefallen, dass einzelne Auszubildende das Berichtsheft nicht oder nur unvollständig führen? War das bereits zu Beginn der Ausbildung der Fall oder ist es erst während der laufenden Ausbildungszeit eingetreten?
Gerade bei neuen Auszubildenden kann es sein, dass sie sich unsicher sind, welche Inhalte der Ausbildungsnachweis umfassen soll, wie sie ihn führen sollen oder dass ihnen die Fachbegriffe fehlen, um die Tätigkeiten und Arbeitsmittel zu beschreiben.
In diesen Fällen sollten Sie sich die Zeit nehmen, die ersten Ausbildungsnachweise gemeinsam mit Ihren Auszubildenden auszufüllen. Bringen Sie ihnen die notwendigen Ausdrücke bei und zeigen Sie, welche Inhalte vorhanden sein sollen.
Betrachten Sie auch den zeitlichen Rahmen, den Sie Ihren Auszubildenden dafür einräumen, nochmals kritisch. Reicht diese Zeit noch aus, oder hat sich vielleicht die Tätigkeit geändert, sodass die Auszubildenden nicht mehr dazu kommen? Unter Umständen schaffen es die Auszubildenden nicht, sich selbst zu organisieren.
Falls bereits ein Gespräch wegen der mangelnden Führung des Berichtshefts stattgefunden hat, ist es wichtig, sich die Gründe dafür kurz ins Gedächtnis zu rufen. Welche Vereinbarungen wurden getroffen und wurden diese auch umgesetzt? Je nachdem, wie die Antworten auf diese Fragen ausfallen, können Sie nun das weitere Vorgehen planen.
Wenn Auszubildende ihren Ausbildungsnachweis nicht führen, betrachten Sie zunächst die Rahmenbedingungen.
Suchen Sie das Gespräch und stellen Sie mögliche Konsequenzen dar.
Nachdem Sie sich einen Überblick über die Situation verschafft haben, suchen Sie das Gespräch mit den Auszubildenden. Besprechen Sie nochmals, welche Rolle das Berichtsheft in der Ausbildung spielt und dass es eine der Pflichten ist, dies zu tun. Versuchen Sie zugleich, die Gründe herauszufinden, die die Person davon abhalten, den Ausbildungsnachweis regelmäßig und ordnungsgemäß zu führen.
Sie müssen nicht unbedingt gleich eine Abmahnung aussprechen, allerdings sollten Sie die Auszubildenden schriftlich dazu auffordern, ihrer Pflicht umgehend nachzukommen, und auch die möglichen Konsequenzen aufzeigen. Machen Sie den Auszubildenden nochmals bewusst, dass sie ohne vollständiges Berichtsheft nicht zur Abschlussprüfung zugelassen werden.
In solchen Situationen kann es sinnvoll sein, die Abstände, in denen die Auszubildenden ihre Nachweise normalerweise vorzeigen müssen, zu verkürzen, sodass Sie sich die Aufzeichnungen in geringeren Abständen aushändigen lassen. Das kann wöchentlich oder vorübergehend sogar täglich der Fall sein.
Nur wenn Sie konkrete Abgabetermine festlegen, haben Sie die Möglichkeit, zeitnah zu reagieren und Gegenmaßnahmen zu ergreifen.
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